Narzędzia systemu zarządzania środowiskowego: Czy arkusze kalkulacyjne działają?

Udostępnij:

Jeśli jesteś podobny do większości dzisiejszych specjalistów EHS, kiedy myślisz o narzędziu do zarządzania ochroną środowiska, prawdopodobnie przychodzi Ci na myśl arkusz kalkulacyjny. Kiedy rozmawiamy z profesjonalistami w dziedzinie ochrony środowiska, często słyszymy, że wszystkie dane dotyczące wykorzystania substancji chemicznych, zapisy emisji, a nawet obliczenia emisji są przechowywane przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych Excel - często jest to jedyny rodzaj rozwiązania EMS dla całego działu EHS.

Istnieje wiele różnych typów narzędzi zarządzania ochroną środowiska, z których można korzystać, przy czym arkusze kalkulacyjne są tylko jednym z szerokiego wyboru. A ponieważ jest ich tak wiele do wyboru, specjaliści EHS często stają przed pytaniem "czy arkusze kalkulacyjne sprawdzają się w zarządzaniu ochroną środowiska?".

W rzeczywistości, istnieje gorąca debata pomiędzy większością specjalistów ds. środowiska, z niektórymi używającymi arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania środowiskiem i z innymi argumentującymi, że narzędzia do zarządzania środowiskiem potrzebują wbudowanych funkcji, których nie można replikować za pomocą Excela.

Chcieliśmy rzucić nasz kapelusz na ring tej debaty i przedstawić 5 powodów, dla których nadszedł czas, aby pożegnać się z arkuszami kalkulacyjnymi (tak, nawet ci z Was, którzy są żonaci ze swoimi arkuszami kalkulacyjnymi). Dla niektórych specjalistów EHS pomysł ten otwiera wiele pytań: dlaczego arkusze kalkulacyjne nie są dobrą opcją na dłuższą metę? Czego użyć zamiast nich? Ten artykuł odpowie na te pytania i podkreśli, dlaczego arkusze kalkulacyjne mogą cię powstrzymywać i utrudniać twoją pracę bardziej niż powinny.

Bezpieczeństwo danych w środowisku

Arkuszom kalkulacyjnym brakuje zniuansowanego zabezpieczenia danych, a poziom konfiguracji, na jaki pozwalają, jest niewystarczający do ochrony niektórych najbardziej wrażliwych danych (w tym inwentaryzacji chemikaliów). W najgorszym przypadku, wszystkie dane są dostępne dla każdego, kto otworzy arkusz kalkulacyjny.

Co więcej, arkusze kalkulacyjne nie mają wyrafinowanych ścieżek audytu, aby śledzić, czy i kiedy ktoś przegląda lub edytuje dane. Możesz być w stanie odczytać właściwości pliku, aby sprawdzić, kiedy dokument był ostatnio edytowany, ale staje się to bardzo trudne, gdy arkusz kalkulacyjny jest używany do pracy przez więcej niż jednego członka zespołu. Zasadniczo, arkusze kalkulacyjne nie zachęcają do odpowiedzialności - jeśli dane zostaną sfałszowane lub niedokładne, potrzebujesz metody, aby ustalić, kto jest za to odpowiedzialny, w przeciwnym razie to Ty poniesiesz konsekwencje.

Innym aspektem bezpieczeństwa jest pewność, że dane środowiskowe są bezpieczne przed awarią lub utratą danych. Co się stanie, jeśli komputer ulegnie awarii i trwale utracisz swój arkusz kalkulacyjny? Czy masz dostępne metody odzyskania tych informacji w ich ostatniej formie? Jeśli obecnie korzystasz z Excela jako narzędzia systemu zarządzania środowiskiem, poświęć trochę czasu, aby upewnić się, że Twoja firma zapewnia bezpieczny dysk sieciowy, na którym bezpiecznie przechowywane są poufne dokumenty.

Lepszym rozwiązaniem jest scentralizowana baza danych z dostępem warstwowym. Dyrektorzy wykonawczy i kierownicy EHS mogą zobaczyć całą bazę danych, podczas gdy specjalista ds. emisji powietrza może wprowadzać tylko dane związane z emisją do powietrza itd. Należy również szukać metody umieszczania bazy danych na bezpiecznym serwerze online - zapewni to lepsze opcje bezpieczeństwa i lepsze opcje odzyskiwania.

Metodologia QAQC danych środowiskowych

Raportowanie zgodności emisji i inne pozwolenia lotnicze wymagają pewnych złożonych obliczeń chemicznych i liczb, które są dokładne aż do mikroskopijnego stopnia. Kontrola jakości danych środowiskowych odgrywa ważną rolę w utrzymaniu czystości i dokładności raportów. W końcu, stare powiedzenie "śmieć wchodzi, śmieć wychodzi" jest prawdziwe dla każdego rodzaju bazy danych zarządzania środowiskiem.

Jest to kolejny powód, dla którego używanie arkuszy kalkulacyjnych do przechowywania danych środowiskowych lub obliczeń nie ma sensu; arkusze kalkulacyjne nie mają żadnych wbudowanych zabezpieczeń, które wymuszają dobrą kontrolę jakości danych. Obecnie, wielu specjalistów EHS staje się ekspertami w formułach i regułach Excela, aby wystrugać kilka podstawowych funkcji QAQC, ale nie są one niezawodne i mogą się zepsuć w momencie, gdy potrzebna jest mała zmiana.

Naszym zdaniem istnieją dwa główne powody, dla których należy unikać arkuszy kalkulacyjnych w zakresie jakości danych środowiskowych: są one trudne do rozwiązania i kładą zbyt duży nacisk na ręczne wprowadzanie danych. Oba te czynniki mogą znacznie spowolnić Twój dzień pracy i nie przynoszą żadnych realnych korzyści dla Twojej organizacji.

Ponieważ w arkuszach kalkulacyjnych nie ma żadnych mechanizmów zabezpieczających przed awarią, poza tymi, które sam skonstruujesz, są one narażone na ogromną ilość błędów ludzkich. Im więcej czasu poświęcasz na ręczne wpisywanie liczb lub tworzenie formuł, tym bardziej narażona jest Twoja praca na proste, ale kosztowne błędy, takie jak literówki lub błędne umieszczenie przecinka dziesiętnego. Po udzieleniu pomocy przy tysiącach raportów TRI, widzieliśmy, jakie szkody może wyrządzić mała literówka i ile pracy może zająć znalezienie źródła problemu.

A ponieważ arkusze kalkulacyjne dla EHS są tak ze sobą powiązane, mały błąd w jednej komórce może unieważnić wszystkie wyniki całego raportu zgodności - narażając Cię na grzywny za niezgodność i inne kary.

Jeśli kiedykolwiek miałeś za zadanie rozwiązywanie problemów z arkuszem kalkulacyjnym, wiesz, jak czasochłonne i trudne może to być. Wskazanie jednego błędu w obliczeniach lub nieprawidłowego fragmentu danych zazwyczaj wymaga rozpoczęcia od zera i podwójnego sprawdzania na każdym kroku.

Istnieje wiele opcji dla systemów zarządzania zgodnością dostępnych dzisiaj, od małych narzędzi raportowania do kompleksowych programów online dla przedsiębiorstw. Bez względu na wielkość firmy, istnieje opcja, która będzie dla niej odpowiednia - a co najważniejsze, wiele z nich posiada wbudowane zabezpieczenia przed błędami ludzkimi. Twoje rozwiązanie powinno być w stanie podświetlić podejrzane dane w trakcie ich wprowadzania i oznaczyć potencjalne błędy w locie, pozwalając na ich poprawienie zanim staną się częścią dokumentacji zgodności.

Środowiskowa ciągłość biznesowa

Prawdopodobnie całkiem dobrze rozumiesz swój własny arkusz kalkulacyjny... bo sam go stworzyłeś! Ale czy jesteś specjalistą od arkuszy kalkulacyjnych, czy ekspertem w dziedzinie ochrony środowiska? Czy praca, którą wykonujesz, odzwierciedla to, jak postrzegasz siebie?

Ale ta wiedza nie zawsze dobrze przenosi się na innych. Nawet doskonale zaprojektowany arkusz kalkulacyjny może stać się wąskim gardłem, jeśli tylko jedna osoba wie, jak go poprawnie używać - jeśli nie jesteś ostrożny, możesz skończyć wykonując większość pracy wszystkich innych tylko dlatego, że jesteś oddanym "guru arkusza kalkulacyjnego".

Jeśli nowsi członkowie zespołu EHS nie wiedzą, jak poruszać się po konkretnym arkuszu kalkulacyjnym lub znaleźć dane, których szukają, praca może być w najlepszym wypadku żmudna, a w najgorszym - katastrofalnie niedokładna.

Manager, co jeśli twój ekspert arkusza kalkulacyjnego jest nagle chory lub niedostępne? Co jeśli zostanie przeniesiony do innego obiektu lub portfela? Tracisz nie tylko ich jako zasoby ludzkie, ale także ich arkusze kalkulacyjne jako zasoby biznesowe. Nazywamy to Efekt Gatekeeper - to po prostu nie ma sensu dla działu EHS polegać tak mocno na jednej osobie, bez planowania przyszłości w miejscu. Czy jest sens, aby cały ciężar zgodności z przepisami spoczywał na barkach jednej osoby?

Oto klucz: standaryzacja i centralizacja zarządzania danymi. Nawet jeśli nadal korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych, upewnij się, że wszyscy używają tych samych standardowych procesów do wprowadzania i rejestrowania danych. Upewnij się, że wszystko jest zapisane i stwórz wspólną serię kroków do zarządzania danymi EHS. Jeszcze lepiej, użyj systemu bazy danych, który ma wbudowane reguły i przeszkol wszystkich jak go używać.

Arkusze kalkulacyjne są nieefektywne

Większość działów EHS, które korzystają z arkuszy kalkulacyjnych, w końcu używa osobnego arkusza dla każdego raportu lub metryki środowiskowej. Jeśli więc jakaś część danych (np. informacja o określonej substancji chemicznej używanej w zakładzie) jest wykorzystywana w więcej niż jednym raporcie, jesteś zmuszony wprowadzać tę samą część danych raz dla każdego arkusza. To strata Twojego cennego czasu i zmuszanie Cię do wykonywania zbędnej pracy.

Co gorsza, posiadanie danych rozproszonych w wielu arkuszach oznacza, że znalezienie poszukiwanych danych zajmuje więcej czasu - co oznacza, że trudniej jest reagować na incydenty lub pisać raporty dla całej firmy.

Za każdym razem, gdy aktualizujesz lub zmieniasz swoje produkty, musisz wracać i ręcznie aktualizować wszystkie te informacje w każdym z arkuszy kalkulacyjnych. Czy nie byłoby sensowniej użyć tylko jednego zestawu danych i wykonać całą pracę raz?

Jest to jedna z najważniejszych wad arkuszy kalkulacyjnych - nie pozwalają one na żadną automatyzację danych środowiskowych. W najlepszym przypadku można sprawić, że dane z jednego zestawu komórek będą wypełniać inny, ale cała ta inteligencja wymaga wcześniejszego ręcznego tworzenia formuł i reguł.

W idealnej sytuacji narzędzie systemu zarządzania środowiskowego może inteligentnie komunikować się z każdym segmentem działalności i przekazywać prawidłowe informacje w sposób płynny, zgodnie z logiką, która dokładnie podąża za strategiami zgodności.

Zgodność z przepisami środowiskowymi i ich utrzymanie

Jeśli chodzi o sprawozdawczość środowiskową, wykazanie zgodności z przepisami wymaga czegoś więcej niż tylko obliczenia liczb. Przepisy, których musisz przestrzegać, stale się zmieniają, a Ty musisz aktualizować swoje dane, mając mniej czasu i mniej zasobów.

Za każdym razem, gdy przepisy lub formuły ulegają zmianie, trzeba wrócić i ręcznie zaktualizować każdy z arkuszy kalkulacyjnych. Arkusze kalkulacyjne nie aktualizują się same i nie są na bieżąco ze zmianami w przepisach.

Ciężar badania przepisów środowiskowych spada bezpośrednio na Twoje barki, a to samo w sobie może być pracą na pełen etat.

Jeśli używasz systemu online od dostawcy z doświadczeniem w zakresie przepisów, Twoje obliczenia sprawozdawcze i wskaźniki emisji mogą być aktualizowane na bieżąco, gdy tylko zmiany w przepisach zostaną wprowadzone.

Żegnasz się z arkuszami kalkulacyjnymi?

Współpracowaliśmy z wieloma specjalistami z dziedziny ochrony środowiska, którzy są całkowicie uzależnieni od arkuszy kalkulacyjnych, które z miłością projektowali przez wiele lat ciężkiej pracy. Trudno jest zrezygnować z czegoś, w co włożyło się tyle wysiłku, ale ważne jest również, aby skupić się na jakości wyników końcowych, które przedkłada się EPA i innym organom regulacyjnym.

Wiele osób zdaje sobie sprawę, że arkusze kalkulacyjne są idealne w momencie ich tworzenia, ale szybko mogą stać się rozdęte, uciążliwe i uciążliwe w utrzymaniu.

Jeśli szukasz szybkich i skutecznych usprawnień w swoim dziale EHS, pozbycie się arkuszy kalkulacyjnych jest najlepszym rozwiązaniem.

Arkusze kalkulacyjne mają swoją rolę w biznesie, ale zarządzanie zgodnością EHS i raportowanie jest tylko utrudnione, jeśli polegasz na arkuszach kalkulacyjnych. Obecnie producenci mają dziesiątki opcji dla lepszych programów zarządzania danymi środowiskowymi, a większość najnowocześniejszych firm wskoczyła na trend wdrażania inteligentnych Systemów Zarządzania Środowiskiem, aby pomóc zapewnić zgodność celów są spełnione w sposób terminowy, opłacalny i przyjazny dla użytkownika.

Patrząc na opcje, upewnij się, że wybór może pomóc w rozwiązaniu problemów, które wymieniliśmy powyżej: powinieneś być w stanie skonfigurować ustawienia bezpieczeństwa w celu spełnienia konkretnej hierarchii organizacyjnej, wprowadzić dane tylko raz i tworzyć wszystkie raporty przy użyciu tych danych, raportowanie powinno być szybsze i łatwiejsze, a dostawca powinien być odpowiedzialny za utrzymanie integralności obliczeń i metodologii systemu.

Wyobraź sobie innowacje i postępy, jakie mógłbyś wnieść do obszarów zapobiegania zanieczyszczeniom i zarządzania w swoim zakładzie, gdybyś nie musiał spędzać niezliczonych godzin na pracy z arkuszem kalkulacyjnym?

Pobierz bezpłatne demo online ze specjalistami ERA Environmental i zobacz, ile czasu możesz zacząć uwalniać.