Jak przygotować projekt BHP na udane przyjęcie

Udostępnij:

Niniejszy artykuł stanowi część 2 naszej 5-częściowej serii "Pitch Perfect" poświęconej psychologii pozyskiwania poparcia kierownictwa dla projektów z zakresu BHP. Część 1 można przeczytać tutaj.

Z naszej ostatniej analizy sposobu, w jaki specjaliści EH&S uzyskują akceptację projektów, zauważyliśmy, że wszystkie udane propozycje mają kilka wspólnych elementów...

To dziwne, ale wydaje się, że tylko upewnienie się, że trzy elementy są zawarte w twojej propozycji może uczynić lub złamać twój projekt zanim jeszcze się rozpocznie.

Dlatego też dajemy Ci naukowe spojrzenie na psychologię, która stoi za tym, dlaczego użycie tylko trzech prostych taktyk może być tak skuteczne w uzyskaniu akceptacji dla Twojego projektu środowiskowego.

Teraz pokażemy Ci, jak sprawić, by każda Twoja propozycja dotycząca BHP była bardziej wpływowa i skuteczna, stosując technikę, którą nazywamy Techniką Perfekcyjnego Skupienia - prosty, 3-etapowy system zwiększania wpływu Twojej propozycji dotyczącej BHP.

Przyciągnij uwagę szefa poprzez zmianę jego uprzedzeń

Jeśli chodzi o uzyskanie poparcia dla Twojego projektu, musisz zrozumieć, że 80% pracy wykonuje się zanim jeszcze wejdziesz do pokoju z szefem.

Pierwszy krok w technice Pitch Perfect jest zdecydowanie najważniejszy, ponieważ kładzie podwaliny pod resztę Twojej propozycji. Jest on zaprojektowany tak, aby pokonać największą psychologiczną przeszkodę , na jaką napotyka Twój program...

Jeśli nie zajmiesz się nią ostrożnie, ta przeszkoda może zahamować Twój wymarzony projekt już na samym starcie.

Kadra kierownicza została mentalnie przeszkolona, aby postrzegać działy BHP jako miejsca, w których pieniądze są tracone, a nie generowane.

W rzeczywistości, ostatnie badania biznesowe przeprowadzone przez Davida Galta, zatytułowane "How to Promote the Business Value of EHS" [pdf] wykazały, że większość kadry kierowniczej postrzega działania EH&S jako "koszt", a nie "inwestycję".

Powód?

Ponieważ kojarzą oni działania Twojego działu z potencjalnymi karami, ograniczeniami zdolności produkcyjnych i stertami papierkowej roboty dla rządu.

Bardzo trudno jest nakłonić decydenta do podpisania się pod projektem, który został psychologicznie zaszufladkowany do postrzegania go w sposób negatywny.

Niezwykle ważne jest, abyś "zhakował" percepcję swojej organizacji, aby dostrzec wartość w pracy, którą wykonujesz i zmienić sposób myślenia szefa, jeśli chodzi o BHP i generowanie bogactwa.

Możesz wiedzieć, że w Twoim dziale BHP znajduje się potencjalna kopalnia złota oszczędności czasu i kosztów, ale dopóki Twój szef tego nie zauważy, nie przekonasz go do powiedzenia "tak". Twoim zadaniem jest poinformowanie ich o wartości, jaką wnosi twój pomysł i dział BHP.

Ten krok polega na przezwyciężeniu wbudowanej blokady psychologicznej, którą posiada większość kierownictwa, a najlepszą metodą jest podkreślenie namacalnych korzyści, jakie projekt przyniesie całej firmie.

Dlatego też zawsze zalecamy kierownikom ds. bhp skupienie się na "Bottom Line".

Skupienie się na linii podstawowej oznacza przedstawienie korzyści płynących z projektu w kategoriach, które mają znaczenie dla kadry kierowniczej. Mianowicie, wymierne dolary i centy. Pieniądze to najlepszy sposób na przyciągnięcie uwagi szefa.

Jak mówić językiem kadry kierowniczej

Jak ujął to specjalista ds. środowiska, Richard MacLean, w książce Pytania o zarządzanie: Dziesięć pytań, które może zadać Ci kadra kierownicza, "menedżerowie biznesowi zazwyczaj nie są przeszkoleni w zakresie BHP, nie mają ram odniesienia - benchmarku - na podstawie którego mogliby określić, czy firma rzeczywiście otrzymuje wartość swoich pieniędzy".

Twoim zadaniem, jako eksperta ds. środowiska w firmie mieszkaniowej, jest przełożenie swojego pomysłu na finansowe ramy odniesienia, które kierownictwo może z większym komfortem wykorzystywać do podejmowania decyzji.

Nawet jeśli z każdym projektem środowiskowym wiążą się liczne korzyści (np. mniejsza emisja zanieczyszczeń do powietrza, mniej dni chorobowych pracowników, mniej czasu spędzonego na pisaniu raportów zgodności), które mogą wydawać się niemożliwe do oszacowania w dolarach, raz po raz udowadnia się na podstawie liczby nieudanych prezentacji EHS, że kadra zarządzająca rozumie podejście Bottom Line lepiej niż jakiekolwiek inne.

Należy zdać sobie sprawę, że nawet jeśli lepsze wyniki w zakresie ochrony środowiska są nagrodą samą w sobie, używanie tego argumentu nie przebije się przez bariery psychologiczne, jakie postawili sobie członkowie kadry kierowniczej.

Kluczem do wywarcia wpływu na kadrę kierowniczą jest wykorzystanie wszystkich tych korzyści, które wydają się nieuchwytne i sprowadzenie ich do tego, jak wpływają na rentowność firmy. Aby to osiągnąć, być może będziesz musiał współpracować z innymi działami, takimi jak dział kadr.

Oto kilka najczęstszych przykładów, które kierownicy ds. bhp wykorzystali, aby przestawić się na tryb Bottom-Line:

  • Zamiast kwantyfikować, o ile mniej odpadów może produkować twój zakład, kwantyfikuj, ile pieniędzy będzie można zaoszczędzić na kosztach transportu i przetwarzania odpadów każdego roku.
  • Zamiast określać, o ile szybciej można wykonać zadania związane z zapewnieniem zgodności, określ dokładną liczbę zaoszczędzonych godzin pracy i pomnóż ją przez koszty pracy, aby ustalić, ile pieniędzy można zaoszczędzić na kosztach operacyjnych BHP.
  • Poproś dział marketingu/PR o ocenę i wycenę możliwości reklamowania się, że zmniejszyłeś emisję dwutlenku węgla o 70%.
  • Czy ulepszając proces produkcyjny lub modernizując sprzęt, będziesz w stanie uzyskać więcej z obecnych materiałów i w związku z tym będziesz w stanie kupić mniej w następnym zamówieniu? Jak bardzo można obniżyć koszty materiałów bez zmniejszania produkcji?
  • Ile Twój zakład wyrzuca rocznie w karach za niezgodność/opóźnione raportowanie? Jaka część tych kar zostanie wyeliminowana dzięki Twojemu projektowi?
  • Ile płacisz konsultantom za wykonywanie zadań, którymi zajmie się Twój nowy projekt? Możesz oczekiwać, że ta kwota wróci do kieszeni firmy, a większość konsultantów może kosztować dziesiątki tysięcy dolarów.

Dlaczego podejście do linii bazowej jest tak wpływowe

Jest jeszcze jeden powód, dla którego warto skupić się na metodzie linii dolnej: wykorzystuje ona kilka zasad wywierania wpływu, dzięki czemu krok pierwszy staje się potężną strategią perswazji.

Po pierwsze, podejście oparte na metodzie linii dolnej stwarza poczucie wzajemności między kierownictwem a Tobą. Nie prosisz po prostu o pieniądze, aby ułatwić sobie życie, ale proponujesz sposób na zaoszczędzenie pieniędzy im i firmie.

Skupiasz się na nich.

To tak, jakbyś oferował im listę oszczędności, a wszystko, co muszą zrobić, to zaakceptować twój prezent. A ponieważ wyraźnie masz na uwadze ich najlepszy interes, będą mniej niezdecydowani, aby powiedzieć "tak".

Stosowanie podejścia "od dołu" zwiększa również Twój współczynnik sympatii. Dzieje się tak, ponieważ pokazuje, że chcesz współpracować z zespołem kierowniczym w celu zwiększenia ogólnej rentowności. W ten sposób Twoje cele stają się dla nich bardziej znane i wygodne. Mówienie o najniższej linii to sposób na pokazanie im, że jesteś w tej samej drużynie, co sprawia, że jesteś bardziej wiarygodny i sympatyczny.

Ilekroć pieniądze są na stole, istnieje również element niedoboru i utraty możliwości. Na pieniądze zawsze jest duży popyt, a ich podaż jest niewielka, więc każda godzina, która upływa pomiędzy Twoim pitch'em a ostatecznym OK wiąże się z kosztami - ceną bezczynności.

Pracowaliśmy z kilkoma kierownikami ds. bhp, którzy wyraźnie omówili cenę braku działania w swoim pitchu, podczas gdy inni czuli, że ton i czas ich pitchu wymagał bardziej subtelnego podejścia.

Należy pamiętać, że im większy deficyt, tym większa presja na podjęcie decyzji przez kierownictwo. Może się to odbić na Tobie, jeśli nie przedstawisz wystarczająco mocnego uzasadnienia biznesowego, które przedstawi korzyści, aby zrównoważyć pilność.

Jak wykorzystać jutrzejszy zwrot z inwestycji do osiągnięcia dzisiejszych wyników?

Podczas gdy istotne jest, aby nakreślić wszystkie natychmiastowe korzyści, które twój projekt stworzy, żadna analiza Bottom Line potencjalnego projektu nie jest kompletna bez kompleksowego określenia zwrotu z inwestycji (ROI).

Aby obliczyć ROI projektu, należy porównać różnicę pomiędzy oszczędnościami, jakie przyniesie projekt, a kosztami jego wdrożenia. Na przykład, może się okazać, że za każdego dolara, który zainwestujesz w tym roku, zaoszczędzisz trzy dolary. Byłoby to ROI 300%.

W większości przypadków ROI projektu będzie mniejszy niż 100%, ponieważ cena wdrożenia projektu lub zakupu i instalacji nowego elementu wyposażenia może być kosztowna.

ROI mniejszy niż 100 nie jest problemem! Celem końcowym nie jest osiągnięcie 100% ROI, ale pokazanie, jak długo potrwa, zanim projekt się zwróci i zacznie przynosić dochody.

Na przykład, jeśli modernizujesz swój system zarządzania środowiskiem z zagmatwanych arkuszy kalkulacyjnych do zaawansowanego systemu oprogramowania, możesz zobaczyć ROI bliższy 90% w skali roku.

Jednakże, w ciągu następnego roku oprogramowanie EMS zwróci się i zacznie zwiększać ogólną rentowność. Po 3 latach ROI będzie jeszcze lepszy, a po 5 latach oprogramowanie może zwrócić się trzykrotnie.

Jedną z technik zatwierdzania projektów o dłuższych terminach osiągnięcia dobrego ROI jest "łączenie" ich z mniejszymi projektami o szybszym czasie realizacji.

Na przykład, jeśli projekt ma na celu obniżenie kosztów energii poprzez zainstalowanie paneli słonecznych i wymianę nieefektywnego energetycznie sprzętu, należy rozważyć połączenie go z mniejszym projektem wymiany oświetlenia biurowego na wydajne diody LED lub wymianę urządzeń w pokoju socjalnym na te z oznaczeniem Energy Star. Zwiększy to Twój krótkoterminowy ROI i sprawi, że Twój program będzie bardziej atrakcyjny dla kadry kierowniczej, która patrzy tylko na zwroty w dolarach.

Zanim zaczniesz myśleć o przedstawieniu swojego pomysłu szefowi, poświęć trochę czasu na przeanalizowanie danych dotyczących ROI.

Uwzględnienie długoterminowego ROI w prezentacji jest ważne, ponieważ pomaga zmienić sposób myślenia szefa. Zamiast postrzegać BHP jako koszt, jak czyni to wiele osób, otworzysz im oczy na opłacalność stosowania BHP jako inwestycji. Kierownictwo chce widzieć wyraźną ścieżkę do zarabiania pieniędzy w możliwie najkrótszym czasie.

Poświęcenie czasu na obliczenie ROI projektu jest również dobrym sposobem na wykorzystanie zasady wzajemności w celu podkreślenia, że Twój projekt jest ostatecznie skoncentrowany na robieniu dobra dla całej organizacji. Ponadto, pokazując, że rozumiesz sposób myślenia kadry kierowniczej i terminologię biznesową, pokazanie ROI sprawi, że staniesz się bardziej sympatyczny dla kadry kierowniczej.

Pobierz ten niezbędny zestaw narzędzi Pitch Perfect: Kalkulator ROI

Wiemy, że obliczanie ROI nie zawsze jest najłatwiejszym zadaniem. W rzeczywistości, jeśli nie masz doświadczenia w określaniu ROI, może to być przerażające... zwłaszcza, że jest to tak istotna część, aby Twój pitch był tak wpływowy, jak to tylko możliwe.

Dlatego właśnie opracowaliśmy ten bezpłatny kalkulator ROI do pobrania, który można wykorzystać do porównania sposobu, w jaki działa Twój obecny system zarządzania środowiskowego, z potencjalnymi usprawnieniami, jakie zauważysz, modernizując swój system zarządzania środowiskowego do czegoś bardziej zaawansowanego.

Oparliśmy go na naszych własnych, szeroko zakrojonych studiach przypadków z udziałem międzynarodowych firm i używamy go, aby pomóc naszym klientom uzyskać jasny obraz tego, na czym stoją, aby zacząć generować pieniądze i oszczędzać czas.

Z każdą kolejną częścią tej mini-serii będziemy dodawać materiały do Twojego zestawu narzędzi.

Nawet jeśli nie masz w tej chwili projektu, zapisz się. Taktyka, której się nauczysz, pomoże Ci przy następnym projekcie, który musisz zatwierdzić.