Audyt EHS: Czego się spodziewać, kiedy się spodziewasz

Udostępnij:

Przeprowadzenie audytu EHS w Państwa zakładzie przez rządową agencję ochrony środowiska może być stresującym i wymagającym doświadczeniem dla każdej firmy. Dlatego warto wiedzieć, czego można się spodziewać podczas audytu EHS - i jak można się do niego przygotować.

Oczywiste jest, że Agencja Ochrony Środowiska kładzie duży nacisk na audyty. W swoich wytycznych dotyczących audytów w ramach Emergency Planning and Community Right-to-know Act (EPCRA) stwierdza:

"Proces ten [audyt] jest być może kluczowym elementem wysokiej jakości programu zarządzania środowiskiem" (podkreślenie moje).

Więc zdecydowanie w twoim najlepszym interesie jest przygotowanie się na swoją kolej pod mikroskopem audytu EHS (wskazówka: jednym z najlepszych sposobów na przygotowanie się jest przeprowadzenie wcześniej własnego audytu EHS).

Oczywiście, każdy audyt będzie przebiegał nieco inaczej w oparciu o procesy, branżę w której pracujesz, itp., ale jest kilka podstawowych inspekcji, których powinieneś się spodziewać podczas każdego audytu EHS.

Zarządzanie danymi środowiskowymi: Dowód jest w papierach

Każdy dobry audytor poprosi o sprawdzenie, w jaki sposób prowadzisz dokumentację środowiskową i dokumentację papierową. To bardzo ważne, abyś uporządkował swoją papierkową robotę i system dokumentacji, jeśli chcesz zdać.

Pomyśl o tym w ten sposób: Twój system zarządzania danymi środowiskowymi jest jakby jedynym konkretnym dowodem, że jesteś w zgodzie z przepisami. Jeśli brakuje dokumentów potwierdzających wypełnienie wymaganego raportu, nie ma znaczenia, czy rzeczywiście go wykonano, czy nie.

I nie wystarczy tylko upewnić się, że masz wszystkie swoje dokumenty kompletne, to również musi być zorganizowane i przechowywane w profesjonalny sposób. Niechlujna plątanina papierów na biurku nie wystarczy.

Protokoły audytowe EPA EHS wymieniają nawet fizyczne cechy Twojej dokumentacji środowiskowej jako ważną część każdego audytu, więc zabierz się do pracy nad uporządkowaniem tej przestrzeni lub ułatw sobie życie dzięki aplikacji do elektronicznego zarządzania danymi środowiskowymi.

Jeśli chodzi o dokumentację, można się spodziewać, że audytorzy będą ją sprawdzać:

  • Czy masz karty MSDS dla wszystkich materiałów niebezpiecznych i czy są one dostępne dla tych pracowników, którzy mogliby mieć z nimi kontakt.
  • Reagowanie w sytuacjach awaryjnych i plany awaryjne.
  • Dokumentację dotyczącą wszelkich wycieków, wypadków lub incydentów, jak również oficjalne powiadomienia o reagowaniu kryzysowym wysyłane do EPA.
  • Twoje formularze inwentaryzacji chemicznej, aby upewnić się, że rzeczywista inwentaryzacja fizyczna jest zgodna z prowadzoną dokumentacją i aby upewnić się, że nie wnosisz zakazanych substancji.
  • Kopie wszystkich wymaganych raportów zgodności, takich jak formularz R TRI, raporty Tier II, itp. Oczywiście trzeba będzie udowodnić, że rzeczywiście spełniło się wszystkie stanowe i federalne wymagania środowiskowe.
  • Czy opracowałeś plan zapobiegania zanieczyszczeniom. Niektóre zakłady mogą być zobowiązane do posiadania planu zapobiegania zanieczyszczeniom, a inne nie. Jednak posiadanie planu jest dobrym pomysłem i może wykazać, że jesteś naprawdę zaangażowany w prowadzenie lepszego zakładu.

Fizyczna inspekcja

Oprócz dokumentacji, audytor sprawdzi również fizyczne cechy zakładu związane z potencjalnym powstawaniem niebezpiecznych uwolnień. Obejmują one takie miejsca jak hala produkcyjna i magazyny chemiczne, a także miejsca związane z końcem eksploatacji, takie jak jednostki przetwarzania, jednostki recyklingu, miejsca utylizacji i zbiorniki powierzchniowe na terenie zakładu (laguny, stawy itp.).

W ramach kontroli fizycznej, należy spodziewać się pytań dotyczących źródeł, w tym jakie materiały są tam używane, jakiego rodzaju urządzenia kontrolne są na miejscu i jak są skuteczne. Będzie dużo kontroli tutaj, ponieważ jest tonajczęstsze miejsce wycieków, przecieków, emisji niezorganizowanych i wyłączeń awaryjnych.

W szczególności, upewnij się, że źródła wymagające regularnych przeglądów, takie jak kotły, rzeczywiście przeszły wymaganą konserwację. I upewnij się, że masz dokumentację na poparcie swoich twierdzeń.

Przygotuj się również do pokazania swoich kominów, filtrów i baghouse'ów. Upewnij się, że wszystkie one są w doskonałym stanie i działają bez zarzutu.

Wszystko razem

Podsumowując: podczas audytu EHS, audytor będzie chciał się upewnić, że rzeczywisty obiekt jest zgodny z dokumentacją środowiskową. Obydwie powinny być właściwie prowadzone i wszystko powinno być w porządku. Jeśli prawidłowo zarządzasz EHS przez cały rok, nie powinno to stanowić problemu.

Oto 3 ostatnie wskazówki, które pozwolą Ci się przygotować:

  1. Upewnij się, że wszystkie wymagane raporty zostały wykonane. Bez względu na to jak wspaniały jest twój zakład lub twoja papierkowa robota, jeśli brakuje ci raportu, nie zdasz.
  2. Przejrzyj odpowiednie przepisy, aby upewnić się, że nie przeoczyłeś żadnych zmian lub aktualizacji.
  3. Rozwiąż wszystkie kwestie poruszone podczas ostatniego audytu. Nic nie wygląda gorzej niż brak reakcji na informacje zwrotne od EPA, a to tylko prośba o wyższe grzywny za powtarzające się niezgodności.